Çalışan Aydınlatma Metni · Vardix 24 ile mesai ve izin takibi
Sürüm: 1.0 · Şablon
İşveren için not: Bu metin Moviwo tarafından hazırlanmış bir şablondur. Veri sorumlusu siz (işveren) olduğunuz için metni çalışanlarınıza Vardix 24'ü kullanmaya başlamadan önce vermeniz gerekir. Metin, işvereni ve başvuru adresini iş sözleşmesine atıfla anlatır; olduğu gibi kullanılabilir. Moviwo bu metnin sizin işyerinize uygunluğunu garanti etmez.
İşveren–çalışan ilişkisinde açık rızanın "özgür irade" şartını taşıması tartışmalıdır. Bu nedenle şablon, mesai takibini açık rızaya değil sözleşme, hukuki yükümlülük ve meşru menfaat sebeplerine dayandırır. İsteğe bağlı "Varınca hatırlat" özelliği çalışanın kendi tercihidir.
1. Veri sorumlusu
Veri sorumlusu, iş sözleşmenizin tarafı olan işvereninizdir. İşvereninizin unvanı, adresi ve vergi bilgileri iş sözleşmenizde yer alır.
Mesai ve izin süreçlerimizde, Moviwo A.Ş. tarafından sunulan Vardix 24 yazılımını kullanıyoruz. Moviwo verilerinizi yalnızca bizim adımıza ve talimatımızla işleyen veri işleyendir.
2. Hangi verilerinizi işliyoruz?
- Kimlik ve iletişim: Ad soyad, sicil numarası, iş e-posta adresi.
- Çalışma bilgileri: Unvan, şube, yöneticiniz, işe giriş tarihiniz, doğum tarihiniz (yıllık izin süresinin yaşa göre hesaplanması için).
- Mesai kayıtları: Giriş ve çıkış saatleri, vardiyanız, geç kalma ve fazla mesai süreleri.
- Konum: Yalnızca mobil uygulamada "Mesaiye başla" ya da "Mesaiyi bitir" düğmesine bastığınız anda bir kez alınan konum, konumun doğruluk payı ve konumun sahte olup olmadığına dair telefonun verdiği bilgi.
- İzinler: İzin türü, tarihleri, talep ve onay notları.
- Sağlık raporu (özel nitelikli kişisel veri): Hastalık izni için yüklediğiniz rapor ve rapor 24 saatten sonra yüklendiyse yazdığınız gecikme nedeni.
- Özlük dosyası: Sizden istenen ya da İK'nın eklediği belgeler (ör. kimlik, diploma, ikametgâh, sözleşme, sertifika; adli sicil kaydı yalnızca mevzuatın gerektirdiği işlerde).
- Tutanaklar ve savunmalar: Hakkınızda tutulan tutanak, ekleri ve sizin yazdığınız savunma ya da süresinde savunma verilmediği bilgisi.
- Kiosk: Şubedeki tabletten giriş yaparsanız kullandığınız PIN'in kendisi değil, doğrulama sonucu kaydedilir.
- Teknik: Bildirim gönderebilmek için cihazınızın bildirim tanımlayıcısı, oturum kayıtları.
3. Konum hakkında açıkça
- Konumunuz sürekli izlenmez. Uygulama arka planda konum toplamaz.
- Konum yalnızca giriş veya çıkış düğmesine bastığınız anda alınır ve şube alanının içinde olup olmadığınızı kontrol etmek için kullanılır.
- "Varınca hatırlat" özelliği isteğe bağlıdır ve kapalı gelir. Siz açarsanız telefonunuz şube alanına girip çıktığınızı algılar ve size bir hatırlatma bildirimi gösterir. Bu sırada konumunuz bize gönderilmez ve kaydedilmez. Özelliği istediğiniz zaman uygulamanın Profil ekranından kapatabilirsiniz.
4. Amaçlar ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5/2) |
|---|---|
| Çalışma sürelerinin kaydı, puantaj ve ücret hesaplaması | (c) İş sözleşmesinin ifası, (ç) İş mevzuatından doğan hukuki yükümlülükler |
| Yıllık izin hakkının hesaplanması ve izin süreçleri | (c) İş sözleşmesinin ifası, (ç) Hukuki yükümlülük (4857 sayılı İş Kanunu m.53 vd.) |
| Mesai kaydının gerçekten işyerinde yapıldığının doğrulanması (konum) | (f) Meşru menfaat. Konum yalnızca kayıt anında ve yalnızca bu amaçla kullanılır |
| Vardiya planlaması ve bildirimler | (c) İş sözleşmesinin ifası, (f) Meşru menfaat |
| Hastalık izni ve sağlık raporu | KVKK m.6/3(ç): istihdam ve iş sağlığı alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi |
| Özlük dosyasının tutulması | (ç) Hukuki yükümlülük (4857 sayılı İş Kanunu m.75), (c) İş sözleşmesinin ifası |
| Tutanak ve savunma süreçleri | (ç) Hukuki yükümlülük (İş Kanunu m.19, m.25), (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
| Adli sicil kaydı (yalnızca mevzuatın gerektirdiği işlerde) | KVKK m.6/3(ç), yalnızca mevzuatın açıkça gerektirdiği görevler için |
| Hesap güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi | (f) Meşru menfaat |
5. Verilerinizi kimler görür, kimlere aktarılır?
- İşyerinde: İK birimi ve sizin onay zincirinizdeki yöneticiler. Yöneticiler yalnızca kendi ekiplerinin kayıtlarını görür. Sağlık raporu ve özlük belgelerini yalnızca yöneticiniz, onay zincirindekiler ve İK görebilir; sizin dışınızdaki her görüntüleme kayda geçer.
- Moviwo A.Ş.: Veri işleyen olarak, yazılımı çalıştırmak için.
- Bildirim servisleri: Uygulama bildirimleri Expo, Apple ve Google'ın bildirim servisleri üzerinden (yurt dışında) iletilir. Bildirimlerde yalnızca kısa bilgiler yer alır (ör. "İzin talebiniz onaylandı").
- İşvereninizin bordro ve muhasebe hizmeti aldığı firma: Puantaj çıktısı, ücret hesaplaması için.
- Yetkili kamu kurumları: Kanunen zorunlu olduğunda.
6. Toplama yöntemi
Vardix 24 mobil uygulaması (kamerayla taradığınız ya da seçtiğiniz belgeler dahil), şubedeki kiosk ekranı ve İK'nın ya da yöneticinizin yönetim paneline girdiği bilgiler aracılığıyla, elektronik ortamda.
7. Saklama süresi
Mesai, izin ve puantaj kayıtları iş ilişkisi süresince ve sona ermesinden sonra, iş hukukundan doğan alacakların zamanaşımı süresi boyunca saklanır. Özlük dosyası, sağlık raporları, tutanak ve savunmalar iş ilişkisi süresince ve sona ermesinden sonra 10 yıl saklanır. Süre dolan veriler silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.
8. Haklarınız
KVKK m.11 uyarınca; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, düzeltme, şartları oluştuğunda silme veya yok etme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurularınızı işvereninizin İK birimine yazılı olarak ya da iş sözleşmenizde yer alan adrese iletebilirsiniz. En geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır.